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企業(yè)參展企劃的步驟和內(nèi)容
集萃印花網(wǎng) 2008-09-27
【集萃網(wǎng)觀察】一、展覽工作籌劃步驟
展覽工作基本上可以分為兩大部分，一部分是籌備工作，包括對內(nèi)組展、對外聯(lián)絡(luò)、展品運(yùn)輸、設(shè)計(jì)施工、宣傳廣告、行政后勤、財(cái)務(wù)費(fèi)用等等。這一部分工作是“后臺”性質(zhì)的展覽工作，是“搭臺”，貫徹整個展覽工作過程；另一部分是展臺工作，包括接待觀眾、介紹公司、介紹產(chǎn)品、散發(fā)資料、記錄情況、洽談貿(mào)易、簽訂合同以及開展后續(xù)工作等等。這一部分工作是“前臺”性質(zhì)的展覽工作，是“唱戲”，基本限于展覽會展出期間。兩部分工作有著密不可分的聯(lián)系，對展出成功都很重要，都需要認(rèn)真策劃。但是兩部分工作的性質(zhì)卻有所不同，籌備工作服務(wù)于展臺工作，展覽有關(guān)人員必須清楚這一關(guān)系，明白這種關(guān)系將有助于有目的地做好各項(xiàng)展覽工作，提高展出效益。
具體的展覽工作籌劃步驟如下：
步驟內(nèi)容
第一步 按實(shí)際需要將工作分為幾大類：設(shè)計(jì)施工，展品運(yùn)輸，宣傳聯(lián)絡(luò)，行政后勤，展臺工作、后續(xù)工作
第二步 在各分類之下詳細(xì)列明具體事項(xiàng)
第三步 弄清楚工作之間的關(guān)系，比如A工作要在B工作完成之后方能開始
第四步 要定期檢查工作進(jìn)度和質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，保證整體工作協(xié)調(diào)、正常
二、展出工作內(nèi)容
1、明確人員及分工
人是展覽工作的第一要素，是展出成功與否的決定性因素。展覽工作首先是人的工作。把人的工作做好才有可能把展覽工作做好，才有可能使展出成功。展覽人員包括籌備人員和展臺人員。
（1） 人員組成
從管理角度出發(fā)，展覽工作需要由各方面的人員組成一個協(xié)調(diào)的組織機(jī)構(gòu)。此機(jī)構(gòu)可以大到委員會，由高級領(lǐng)導(dǎo)人掛帥，比如參加世界博覽會的組織委員會多由各參展國的政府領(lǐng)導(dǎo)人掛帥掛名，也可以小到小組甚至一個人。后一種情況比較普遍，通常稱為項(xiàng)目小組或籌備小組。此機(jī)構(gòu)必須有一個負(fù)責(zé)全面工作的人員，通常稱為項(xiàng)目經(jīng)理或協(xié)調(diào)人。
（2） 人員分工
確定人員后，確定人員分工，制定人員分工情況聯(lián)絡(luò)表。聯(lián)絡(luò)表內(nèi)容包括人員姓名、職權(quán)、聯(lián)系地址。聯(lián)絡(luò)表可以包括外部單位比如支持單位、接待單位、運(yùn)輸公司、運(yùn)輸代理、設(shè)計(jì)施工公司、道具公司、廣告代理、花草公司、電信公司等。聯(lián)絡(luò)表分為籌備聯(lián)絡(luò)表和展臺聯(lián)絡(luò)表，分別用于籌備和展出階段。
（3） 人員管理
對展覽有關(guān)人員進(jìn)行有效地管理是展出成功的基本保證。展覽人員管理其突出的特點(diǎn)是臨時性。對大部分參加展覽工作的人員而言，展覽工作只是其全部工作中的一部分，甚至是一小部分�；I備組、組出組也是臨時組建的機(jī)構(gòu)，也就是說工作是臨時的、人際關(guān)系是臨時的。這種臨時性可能表現(xiàn)為當(dāng)事人工作不全力以赴，同事之間、上下級之間關(guān)系松散，合作比在正常環(huán)境下可能難一些。把臨時組織起來的展覽人員管理好，從而將臨時性的展覽工作做好，需要比正常情況更下功夫。
2、規(guī)定工作事項(xiàng)及順序
展覽工作事項(xiàng)相當(dāng)繁雜，工作中的銜接、交叉環(huán)節(jié)也很多。面面周到地安排展覽工作有助于籌備和展出有條不紊、少疏忽、高效率。展覽工作由項(xiàng)目經(jīng)理，或由項(xiàng)目經(jīng)理與上級領(lǐng)導(dǎo)，或由項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目組共同討論制定；展覽工作由項(xiàng)目經(jīng)理監(jiān)督實(shí)施并協(xié)調(diào)。
為科學(xué)地籌劃、開展展覽工作，制定展覽工作方案是必須的，目前對工作方案有幾種表示方法：
（1）所有一切記在腦子里。這是一種原始的計(jì)劃和工作方法，憑經(jīng)驗(yàn)和記憶辦事。這種方法已不適應(yīng)現(xiàn)代工作要求。
（2）列出主要工作事項(xiàng)和時間。這是一種初級的計(jì)劃和工作方法，工作仍主要靠經(jīng)驗(yàn)，也不能適應(yīng)現(xiàn)代工作要求。
（3）制作簡單的工作日程表。這是一種中級的計(jì)劃和工作方法，將所有事項(xiàng)分類排列，注明負(fù)責(zé)人，注明辦理時間。這方法適應(yīng)目前中國的管理水平。
（4）制作詳細(xì)的工作日程圖。比上一種方法又進(jìn)了一步。用圖示方法表明工作流程、關(guān)系，注明負(fù)責(zé)人，注明辦理時間等有關(guān)管理因素。展覽工作事項(xiàng)列明、列清后，再加上一些基本情況，就是一份展覽工作方案。
3、規(guī)定時間和期限
時間安排也可以稱作日程安排。展覽籌備時間看起來可能富裕，但是實(shí)際很緊張。越拖延，展覽籌備工作將越困難，而展出成功的可能性就越小。展覽會上常見參展企業(yè)抱怨主辦者。但是實(shí)際是參展企業(yè)本身造成的。這些公司往往把籌備工作放到不得不做時才做，導(dǎo)致效率和效益低下。如果籌備時間確實(shí)太大，那么只有把工作全部委托給施工公司，包括設(shè)計(jì)、制作、施工、布置等。施工公司也許會在最后一刻趕制完畢，但是質(zhì)量可能要受一些影響，費(fèi)用肯定要高不少。展覽許多工作看似不起眼但是籌辦起來卻很費(fèi)時費(fèi)力，因此要盡早安排。展覽會日程具有不可更改性，因此展覽工作日程和計(jì)劃一定要嚴(yán)謹(jǐn)，執(zhí)行也要認(rèn)真。制定嚴(yán)格的工作日程將有助于提高本展覽工作的效率。在展覽會工作中，“按時”非常重要。展覽環(huán)節(jié)多，如果一項(xiàng)工作未按時，一系列工作將受影響，嚴(yán)重的會出現(xiàn)混亂，甚至使展覽失敗。因此，做展覽工作一定要嚴(yán)時，規(guī)定的截止期一定要遵守。不論展覽會大小，參展企業(yè)都應(yīng)把已定日期當(dāng)作紀(jì)律來執(zhí)行遵守。
4、規(guī)定費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)
展覽各項(xiàng)工作都需要費(fèi)用。費(fèi)用預(yù)算總額應(yīng)在做展出決定就確定。在做出展出決定后，就應(yīng)該盡快做展覽的詳細(xì)預(yù)算，與計(jì)劃工作結(jié)合做。根據(jù)財(cái)力和工作需要安排預(yù)算，在執(zhí)行過程中根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行必要的調(diào)整，并對開支做出必要的控制。沒有預(yù)算，沒有控制，就可能超支，甚至超支嚴(yán)重。費(fèi)用工作為整體展覽工作服務(wù)，費(fèi)用工作的目的是合理、科學(xué)地使用各種費(fèi)用，提高展覽工作的效率和效益。做展覽費(fèi)用工作，不僅要站在財(cái)務(wù)角度，精打細(xì)算，不浪費(fèi)金錢；也要站在經(jīng)營角度，用投資的觀念有效地使用金錢，把它當(dāng)作投資時，金錢才有活力，工作才具有挑戰(zhàn)性，才能導(dǎo)致效果和高效益。費(fèi)用的使用涉及預(yù)算、開支、記賬、審核、決算等等許多技術(shù)要求和規(guī)定。
展覽費(fèi)用應(yīng)納入?yún)⒄蛊髽I(yè)的整體財(cái)務(wù)系統(tǒng)以及政府統(tǒng)計(jì)、稅務(wù)等部門的標(biāo)準(zhǔn)，而各單位、各地方的差別很大，且不相容，這里只簡單講述展覽預(yù)算、控制等管理方面的一些原理、方法、知識、經(jīng)驗(yàn)，為參展企業(yè)做費(fèi)用工作提供幫助。
展覽費(fèi)用一般分為直接費(fèi)用和間接費(fèi)用。直接費(fèi)用是指為籌辦展覽直接開支的費(fèi)用，各個展覽項(xiàng)目之間會有比較大的差異。展覽直接費(fèi)用由展覽項(xiàng)目有關(guān)人員負(fù)責(zé)管理，屬于展覽項(xiàng)目工作一部分。展覽界一般將展覽費(fèi)用劃分為四大類，并根據(jù)不同的特點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)提出分配比例和備用比例：
（1）設(shè)計(jì)施工類費(fèi)用，也有人稱作展臺費(fèi)用。包括設(shè)計(jì)、施工、場地租用、展架租用或制作及搭建和拆除、展具制作和租用、電源連接及用電、電氣設(shè)備租用及安裝、供排水設(shè)備租用及安裝、電話電腦租用及安裝、餐飲設(shè)備租用及安裝、地毯租用、展品布置、文圖設(shè)計(jì)制作安裝、防火器材租用、展臺清掃等。這部分費(fèi)用可能占總預(yù)算的35%～70%，一般需要約15%的備用。
（2）展品運(yùn)輸類費(fèi)用。包括展品的制作或購買（如果是現(xiàn)有產(chǎn)品，也有資金占用問題）、包裝、運(yùn)輸、裝卸、倉儲、保險(xiǎn)等。這部分開支因距離遠(yuǎn)近、展品多少、單程或往返運(yùn)輸而差異可能很大，可能占總額預(yù)算的10%～20%。需要留有10%的備用額。
（3）宣傳公司關(guān)類費(fèi)用。這是一個范圍很廣的開支類別，包括宣傳、新聞、廣告、公共關(guān)系、交際、聯(lián)絡(luò)、編印資料、攝影、攝像等等。這部分開支可能占總預(yù)算的10%～30%，由于其收縮性很大，因此備用額可以多留些，為20%。有些參展企業(yè)在宣傳、廣告、公關(guān)、編印資料等方面有專門的預(yù)算，展覽宣傳等工作是整體宣傳等工作的一部分，在這種情況下這類開支項(xiàng)目也可以列為間接開支項(xiàng)目。
（4）行政后勤類費(fèi)用，也有人稱作人員費(fèi)用。行政或人員開支是一個比較復(fù)雜的類別。展覽間接開支大部分發(fā)生在這里。比如正式籌備人員和展臺人員的工資是參展企業(yè)的經(jīng)常性開支，不從展覽預(yù)算中開支。但是，從管理角度看，為了計(jì)算展覽工作效率和效益，必須計(jì)算人員開支。有一種計(jì)算方式稱為“人員——時間核算”。“人員——時間核算”不僅是一種時間與預(yù)算和開支掛鉤，要根據(jù)參展企業(yè)具體情況決定。行政后勤的直接開支費(fèi)用主要有人員的交通、膳食、住宿、長期職工的補(bǔ)貼、人員培訓(xùn)、人員制服、臨時雇員的工資等。這部分費(fèi)用可能占總預(yù)算的10%～20%，備用額10%。
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