五、 邀請(qǐng)
永遠(yuǎn)不要用電話邀請(qǐng)。帶有公司標(biāo)志的要求信函表明新聞發(fā)布會(huì)是很正規(guī)的。信件中最好不注明會(huì)議聯(lián)系人的全名和個(gè)人電話。愛(ài)德曼國(guó)際公關(guān)公司認(rèn)為這是為了不讓記者作提前采訪或提前得到新聞發(fā)布會(huì)的細(xì)節(jié)。否則，如他們提前透露了一些消息，就會(huì)傷害其他記者。
如果媒體離公司不遠(yuǎn)，就親手送去。注意不要送得太早，以致于邀請(qǐng)信埋沒(méi)于文件堆里，但也應(yīng)給對(duì)方留出反映的時(shí)間。可以即使電話詢問(wèn)信件是否如期送達(dá)，對(duì)方是否與會(huì)等。
還應(yīng)指出，在填寫(xiě)新聞發(fā)布會(huì)邀請(qǐng)函時(shí)應(yīng)考慮一下誰(shuí)會(huì)對(duì)本次新聞發(fā)布會(huì)內(nèi)容感興趣。例如，新聞只對(duì)商業(yè)報(bào)刊記者有價(jià)值，那就只邀請(qǐng)這些人；如是醫(yī)療新聞，那就邀請(qǐng)醫(yī)療報(bào)刊、電視臺(tái)醫(yī)療節(jié)目的記者。當(dāng)然，那些長(zhǎng)期報(bào)道公司發(fā)展的記者要一并邀請(qǐng)。如拿不準(zhǔn)，就先向報(bào)刊編輯或電視臺(tái)發(fā)信詢問(wèn)。
六、 新聞通稿與背景材料
每次發(fā)布會(huì)都應(yīng)提供新聞通稿和背景介紹，以便記者能在會(huì)議涉及的問(wèn)題之外挖掘新聞事件、多大報(bào)道范圍。新聞通稿最好提前發(fā)給記者，這意味著當(dāng)記者一來(lái)簽到時(shí)就能拿到它，這樣就可以一邊聽(tīng)一邊翻看。愛(ài)德曼國(guó)際公關(guān)公司建議客戶不必?fù)?dān)心記者在聽(tīng)講時(shí)只瀏覽到材料的標(biāo)題——因?yàn)閷?zhuān)業(yè)記者已習(xí)慣于邊搜索信息邊聽(tīng)講。不過(guò)，材料要設(shè)計(jì)得便于快速閱讀，勿要冗長(zhǎng)拖沓。公司還有想到提供聲像資料給記者。為此，要確保有專(zhuān)業(yè)攝影師在場(chǎng)。
背景材料一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1、 新聞發(fā)布會(huì)涉及的新聞時(shí)間的要點(diǎn)；
2、 組織發(fā)展簡(jiǎn)史；
3、 技術(shù)手冊(cè)——如果發(fā)布會(huì)的目的在于推介一種新產(chǎn)品或新機(jī)器；
4、 發(fā)言人個(gè)人介紹及照片；
5、 其他如通訊卡、名片等供記者、編輯日后加以聯(lián)系。
新聞通稿和背景材料的封面也應(yīng)加以留意，要打印有公司標(biāo)志，以建立公眾認(rèn)知。
七、 房間設(shè)置
新聞發(fā)布會(huì)所用的房間大小主要取決于與會(huì)的攝影記者。電視攝影記者比報(bào)刊攝影記者所占的空間要大。如果電視攝像機(jī)在房間后排，那么公司發(fā)言人應(yīng)在房間前排就座；如只有報(bào)刊記者與會(huì)，發(fā)言人就可以坐在記者中，當(dāng)有人提問(wèn)時(shí)就走到前排。越隨便，離記者的空間距離越近，就容易營(yíng)造出一種友好氣氛。房間大小要多加留心。房子空間大、人員少，給人的印象是新聞發(fā)布會(huì)的內(nèi)容新聞價(jià)值不大。與其這樣，還不如在一個(gè)小點(diǎn)兒的房間里好：滿屋座無(wú)虛席，還有一些人站在過(guò)道里，給人的印象是肯定有很重要的消息!不要讓新聞發(fā)言人坐在鏡子、窗戶或其它反射光線的背景之前，以防鏡頭效果受損。
來(lái)源：中國(guó)禮儀網(wǎng)
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